На любом предприятии проходят совещания или собрания, будь то собрание акционеров или простых работников на планерке – суть одна. Обычно на таких собраниях теряется много времени: пока люди обсудят между собой все «дела насущные», кто-то расскажет, как недавно его затопил сосед сверху, и только потом дойдет до самой сути собрания, которой уделят полчаса. К тому же обычно за этими разговорами никто не слышит руководителя, ведь то, что он вещает так скучно.


Больше полезных статей и аналитики на ilex.by - это уникальная база информации для бухгалтеров, юристов, руководителей. Переходи по ссылке.

Подготовка к совещанию

Если человеку выдалась ответственность провести собрание, он должен максимально серьезно подойти к данному мероприятию. Необходимо заранее четко сформулировать вопросы, которые будут обсуждаться в ходе собрания, подобрать информацию, которую необходимо донести до сотрудников. Продумать следующие вопросы:

1. С какой целью проводиться собрание?
2. Что в итоге необходимо получить?
3. Какие решения принять?

Если нет четкого плана проведения собрания, то обсуждение будет отклоняться от основной темы и эффективность такого рода совещания заметно снизиться.

Собрание не должно длиться более двух часов, поэтому лучше так построить ход обсуждения, чтобы уложиться в данный временной промежуток.

Виды собраний

Существует два вида собраний:

1. Информационное – цель донести до сотрудников информацию.
2. Решение проблем – цель решить определенные проблемы.

Не стоит их путать и решать проблемы на собрании, целью которого является донесение информации. Для второго вида собраний следует приглашать только тех людей, которые имеют отношение к данной проблеме. Иначе большинство людей совершенно не будет понимать зачем им присутствовать на собрании, что от них требуется.

Как сделать так, чтобы руководителя слышали

Есть несколько простых, тем не менее, действенных правил, которые помогут руководителю направить все внимание сослуживцев на себя.

1. Предупредить о времени совещания, обозначив не только начало, но и когда планируется закончить данное мероприятие.
2. Проводить совещание стоя – когда люди стоят на совещании им захочется побыстрее закончить обсуждение, так как стоять долгое время крайне неудобно. В такой позиции уже не захочется долго обмениваться любезностями, возникнет желание побыстрее перейти к делу.
3. Собрание должно быть четко спланировано, начато вовремя и закончено в срок, а может даже раньше. Сразу преступать к сути вопроса, изложить сотрудникам информацию или проблему, которая освещается на совещании. Затем стоит спросить, есть ли какие-либо вопросы или мнения по данному поводу, когда таковых нет или все мнения уже высказаны, попрощаться с собравшимся.
4. Создать такую атмосферу, в которой работники почувствуют важность данного совещания, а также свою значимость в происходящем. Следует дать понять, что мнение сотрудников очень важно для руководителя и они тоже принимают участие в жизни компании и решении определенных проблем.

Еще несколько советов по проведению собрания

Если руководитель не хочет, чтобы на его собрания опаздывали, то собрание необходимо начинать вовремя. Суть в том, что не следует ждать опоздавших. Начинать собрание, даже в том случае, если присутствует пара человек – пришедшие позже поймут, что собрание началось без них и в дальнейшем, скорее всего, попытаются не опаздывать.

Желательно избегать разбора мелких деталей проблемы. Это лучше обсудить и решить после собрания с конкретным отвечающим за данную работу сотрудником.

Лучше всего начать собрание с обсуждения легких вопросов, так сотрудникам будет легче войти в нужное русло и начать решение поставленных задач.

И самое главное – необходимо сделать совещание или собрание интересным, динамичным, и задействовать каждого сотрудника, узнать мнения и идеи. Ведь только коллективно свершаются великие дела.

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Последние комментарии